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あーーーっ！！あの資料、一体どこにいったんだよー！！
教員の仕事を引き延ばす理由として、実はバカにならないのが、「資料探し」ではないでしょうか。
職員室のデスクを綺麗に整え、美しい見た目のデスクをがんばって維持しようとしている人は少なからずいるでしょう。
しかし、机を綺麗にしている人の中でも「パソコンの中」まで綺麗にできている人はなかなかいません。
これは非常にもったいないことです。
ファイルを管理し、パソコンの中を綺麗にすることで、2時間の仕事を15分にできたりします。
この記事では、パソコンの中のファイル管理が業務改善に重要である理由と、ファイル管理術をお伝えします。
「パソコンの中」と言われて、ドキッとした人は改善することで今よりも業務を改善させましょう！！
ファイル管理が重要な理由は、再利用するため
ファイルは現代教員の資産
パソコンのファイル管理が重要である理由は、そのファイルを素早く再利用できるようにするためです。
この「再利用」という発想が、とにかく重要です。
一度作ったファイルは、そのまま使用してもよいし、少し編集して使用することもできます。
・授業プリントも
・授業スライドも
・小テストも
・学習指導案も
・学級通信も
・保護者案内文書も
・顛末書でさえも
日付を変えたり、学年・クラス、氏名を改変するだけで再利用することができます。
ひと昔前であれば、手書きでテストを作ることもあり、テストを作るときはもう一度作らなければいけませんでしたが、今は再利用が可能です。
パソコンの中のファイルは現代教員の「資産」と言っても過言ではありません。
詳しくは以下の記事で解説しています。
ファイル管理でいつでも再利用できる状態にしておく
その通りです。誰でも思い付きますし、誰でも実行しています。
では、質問です。
「過去のものを再利用しようと思ったとき、どこにあるかわからず、探すことになった」という経験はありませんか？
多くの人に心当たりがあるでしょう。
再利用できるファイル（資産）には、「使う意思」はもちろんのこと「残す意思」も必要になってくるのです。
現代教員の資産も、使えなければ意味がありません。
すごい量の徳川埋蔵金もどこにあるかわからなければ、無いのと同じです。
ファイルは、いつでも使える状態にして、はじめて効果を最大限に発揮するのです。
だから、徹底したファイル管理なんです！
昔つくったファイルを探した挙句、見つからなくて、一から作成することになったとしたら、ファイル管理をしておくだけで数時間分の業務改善につながります。
おすすめの管理方法（残す）
では、具体的にどのようにファイルを整理して管理しておけばいいのかを解説します。
種類と年度に分けて管理
まずは、年度ごとのフォルダーに分けましょう。
これは2023年度のファイル、これは2021年度のファイル・・・
といったように年度ごとに分けておくと整理しやすいです。
試験的に3年分ほど、作ってみました。
次に、種類ごとに分けます。
これは授業のファイル、これは担任のファイル、これは分掌のファイル・・・
と、いった感じです。
あとは、これをさらに細分化していくだけです。分け方はご自身が一番わかりやすい分け方を採用してください。
私は、以下のようにさらにフォルダーを分けています。
わかりやすい名前をつける
ファイル名は、名前を見た瞬間に何のファイルかわかるようにしましょう。
「地理①」「地理②」では、何が書いてあるかわかりません。
「熱帯気候」など、何のフォルダーかわかるようにしましょう。
オンライン上に保存する（余裕があれば）
教員であれば、自宅で作業することが多いはずです。
文部科学省によると、多くの教員の持ち帰り仕事の多くが「教材研究」です。
つまり、授業を作っています。
そこで、頻発するのが、
- あのデータは学校のパソコンにあるんだった！
- USBメモリを忘れた！
- USBに保存したはずだったのに、消えている！！
です。
そんなときに、オンライン上に保存しておけば、どこからでもアクセスできます。
最近では公立学校でもオンラインで保存させてくれるところが広がっています。
- Dropbox
- GoogleDrive
- iCloud
- OneDrive
などが、整備されていれば使用していきましょう。
もし学校に整備されていなければ、自分のアカウントで使用しましょう。
画像や動画さえいれなければ、無料でも十分に使えます。
せっかくファイルを整理したのに、家のパソコンと学校のパソコンの別々にファイルがあるというのを防ぎましょう！
おすすめの再利用方法（使う）
その通り！
先ほどの私のファイル管理の場合、フォルダから「2023年度」を検索し、「授業」→「日本史」→「１学期」→「①」→「①プリント」と検索して、ようやく辿り着きます。
そこで重要になってくるのが、「検索」です。
検索（Windowsの場合）
検索のアイコンから、探したいファイル名を検索します。
検索（Macの場合）
まずは、「Command⌘＋スペースキー」を押します。
すると検索窓が現れるので、そこに探したいファイルを名を検索します。
Spotliteといいます。
検索すれば、簡単にファイルが出てきますが、簡単に出すためには、ファイル名を覚えていなくてはなりません。
だから、わかりやすいファイル名が必要なんです！
いいえ。すべてのファイルを覚えておくのは不可能です。
そのために、「フォルダー」を検索することがあります。
・「地理」というのはわかっているけれど、何て名前だったかなぁ。
・2021年度に作ったことはわかっているけど、何て名前だったかな。
こういったときは、先ほどの検索窓から「地理」や「2021」と検索すれば、そのフォルダが出てきます。
あとは、自分の整理した順番で追っていけば、きちんと整理されていれば、目当てのファイルに辿り着くことができます。
「検索する」能力だけでは、フルに機能を活かせません。
「整理する」能力だけでもダメです。
「整理して残す・検索して使用する」というコンビが揃って初めて、業務改善なのです！
探し物の時間は、誰も労働時間だと思っていません
ファイル管理をやる理由を、もうひとつ書いておきます。探し物をしている時間が、丸ごと消えているからです。
自分で汚くして、自分で忙しくしている
考えてみてください。探し物をしている時間を、労働時間だと思っている人はいません。
去年のデータが見つからない。あの資料をどこに置いたか思い出せない。この時間は勤務時間の中に確実にあるのに、誰の頭の中にも「仕事をした時間」として残りません。記録にも残らないので、減らそうという話にもなりません。
つまり、自分で散らかして、自分で忙しくしているわけです。ファイル管理は几帳面な人の趣味ではなく、この見えない時間を止めるための作業です。
探し物は、他人の時間も奪っています
もうひとつ、見落とされている問題があります。
職員室で必死に探して声を上げている人がいると、周りの先生は声をかけないといけない空気になります。「どうかしましたか」「何を探しているんですか」。そこで手を止めた人の時間も、まとめて消えていきます。
自分の探し物は、自分だけの問題ではありません。片づけは、周りへの配慮でもあります。
命名規則がバラバラでも、いまは整理できます
とはいえ、過去のファイルまで整えるのは骨が折れます。前任者から引き継いだフォルダが、規則もなにもない状態で渡されることもあります。
ここは、2026年になって変わったところです。エージェント型のAIを使えば、命名規則がバラバラでも、中身を読んで整理させることができます。フォルダを丸ごと渡して、分類し直してもらう。これが現実的にできるようになりました。
つまり、これから作るファイルだけルールを決めておけば、過去のぶんは後から片づけられるということです。「全部きれいにしてから始めよう」と思って止まっている人は、そこで待つ必要はありません。
ファイル管理をやる時期は、年度末です
ファイル管理の話でいちばん抜けているのは、いつやるかです。
結論を書きます。年度末です。正確には、次の4月の自分のためにやる作業です。
4月の自分に何か渡せるなら、これを渡します
4月は、誰でも忙しくなります。ただ、忙しくなる理由の多くは、準備することが多いからではありません。準備しようとするからです。
時間割を前もって貼っておく。掲示物を作り直す。そういうものは、やらなくても回ります。データで送れば済むものも多いです。
そのうえで、前年度のうちにやっておく価値があるものが、ひとつだけあります。
今年やったことを、フォルダに分けて、名前をつけておくことです。
フォルダとファイルは、開かなくても分かる名前にします
やることは単純です。
そのフォルダとファイルを開いたら、何が入っているのかが分かるように整理する。それだけです。
- 「資料」「データ」「その他」のような名前をやめる
- 何の、いつの、誰向けのものかを名前に入れる
- 開いて中身を確認しないと分からない状態をなくす
これをやっておくと、4月に探す時間がゼロになります。逆に言えば、探す時間が発生している人は、去年の自分が名前をつけていないだけです。
探す時間は、いちばん報われない時間です
なぜここにこだわるのか。探す時間は、何も生まないからです。
授業も、生徒対応も、時間をかけた分だけ何かが残ります。ファイルを探す時間は、見つかった瞬間にゼロに戻ります。かけた時間が丸ごと消えます。
しかも、探す作業は疲れます。頭のリソースを使うので、その後の仕事の質も落ちます。
年度末の1時間で、次の年の探す時間が消える。これほど割のいい作業は、そう多くありません。
いまはAIが整理してくれる部分もあります
ひとつ補足しておきます。この作業の一部は、いまはAIがやってくれます。
ファイル名を整えたり、フォルダの構成を提案させたり。手作業でやっていたころに比べると、負担はかなり減りました。
ただし、何をどう分けたいかを決めるのは自分です。そこだけは、AIに任せられません。分け方の基準さえ決まっていれば、あとの作業は任せられます。
1日の時間の使い方そのものは、定時で帰る教員の1日の回し方に書いています。
まとめ
この記事では以下のことを解説しました。
・再利用できる
・整理して残しておく
・検索ツールを使用する
業務を改善するのに、とんでもないツールはあまり必要ありません。
考え方を少し変え、少し手間を加えると、大幅に業務は改善されます。
ぜひ、実行してみください！
この考え方を手に入れた人は、ぜひこちらの記事もご覧ください！
ここまでの内容を、学校の仕事ぜんぶに広げたものをnoteにまとめました。
実際に私が現場で使っている手順と、そのまま使えるプロンプトが入っています。
ファイル探しの時間は、丸ごとなくせます